薬局人事の長与君第8回目「個人情報は大切にね？？編」

応募者から送られてくる履歴書や職務経歴書は個人情報のため、取り扱いには一定のルールがあります。不採用者と採用者でルールが異なりますので注意しましょう！

不採用者の履歴書・職務経歴書

不採用者の履歴書、職務経歴書に関しては、労働基準法や職業安定法において、保存期間に関するルールは定められていません。しかし、個人情報の観点から守るべきルールがあります。

・利用目的を超えて保管し続けない

・不要になったら速やかに廃棄する

・情報漏えい防止に注意する

・本人からの開示・削除請求への対応義務

以上のことから、「とりあえず残しておく」とすると、トラブルに発展する可能性があります。多くの会社では3ヶ月から半年程度で破棄をしたり、場合によっては本人に返却したりしているようです。社内ルールを作成し、徹底させましょう。

採用者の履歴書・職務経歴書

採用者の履歴書、職務経歴書は「雇入れに関する書類」というものに該当し、労働基準法109条により保存期間が決まっています。2020年4月の労働基準法の改正により、これまでは3年間の保存期間だったのが5年間に延長されました。

（経過措置中は3年間。2025年12月現在も経過措置中）

保存期間は退職または死亡の日など、雇用関係が解消されてから起算して5年間です。保管期間が過ぎたら、シュレッダーにかける、データを消去する（復元不可能にする）など個人情報漏洩に注意して破棄しましょう。

参照：改正労働基準法等に関するＱ＆Ａ(令和２年４月１日)Q２-１_厚生労働省労働基準局